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IMMOBILIENLEXIKON
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Protokoll der Eigentümerversammlung – Wichtige Informationen für derzeitige, zukünftige und potenzielle Eigentümer

In jeder wichtigen Versammlung müssen Protokolle geführt werden, um die Entscheidungen und die Zuständigkeiten festzuhalten – die Eigentümerversammlung bildet hiervon keine Ausnahme. Laut Wohnungseigentumsgesetz (WEG) müssen die Protokolle der Eigentümerversammlung in schriftlicher Form erstellt werden. Zuständig dafür ist der Versammlungsleiter, der zu Beginn jeder Eigentümerversammlung bestimmt wird. Häufig übernimmt der Verwalter diese Rolle, es kann aber auch einer der Eigentümer sein.

Inhalt des Protokolls: Teilnehmer und Ergebnisse

Aus dem Protokoll muss zunächst einmal hervorgehen, um welche Eigentümergemeinschaft es sich handelt, am besten unter Angabe der Adresse. Außerdem müssen Ort und Datum der Versammlung sowie der Name des Versammlungsleiters enthalten sein. Eine Teilnehmerliste mit den Namen der Anwesenden gehört ebenfalls dazu, inklusive deren Funktion. Das heißt, wenn sich ein Eigentümer durch jemand anderes vertreten lässt oder Mitglieder des Verwaltungsbeirats teilnehmen, die keine Eigentümer sind, muss das vermerkt werden. Es muss ebenfalls festgehalten werden, ob die Versammlung ordnungsgemäß einberufen wurde.

Einer der wichtigsten Punkte im Protokoll der Eigentümerversammlung ist die Dokumentation der gefassten Beschlüsse. Sie müssen inklusive der genauen Zahl der Stimmen festgehalten werden. Es kann von Vorteil sein, wenn nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die vorangegangenen Diskussionen im Protokoll enthalten sind, denn die Beschlüsse sind dann später leichter nachvollziehbar. Dabei gilt: Ein Protokoll muss in jedem Fall neutral gehalten sein und darf keine subjektiven Wertungen enthalten.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung – Pflichtlektüre für den Kaufinteressenten

Zum Ende der Versammlung müssen der Versammlungsleiter, der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und ein Eigentümer das Protokoll unterschreiben. Abweichungen von dieser Regel, wenn zum Beispiel zwei Eigentümer unterschreiben, müssen in der Gemeinschaftsordnung festgeschrieben sein. Da die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft bis zu einem Monat nach der Versammlung angefochten werden können, muss das Protokoll zeitnah für alle Eigentümer zur Verfügung stehen. Das liegt in der Verantwortung des Verwalters. Er muss die Protokolle außerdem aufbewahren, damit auch zukünftige Eigentümer diese lesen können. Für potenzielle Eigentümer bieten die Protokolle der Eigentümergemeinschaft eine wichtige Informationsquelle: Sie geben Aufschluss darüber, ob sich die Eigentümergemeinschaft einig ist und wie dort Beschlüsse gefasst werden.

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Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Lektüre der Artikel.